eUmowy - mniej papieru, więcej wygody

Moduł eUmowy jest dostępny bezpłatnie przez Biznes.gov.pl i Praca.gov.pl. Nie ogranicza się tylko do stworzenia elektronicznej wersji papierowego dokumentu. Umożliwia przejście przez cały proces od przygotowania projektu i przekazania go drugiej stronie, przez podpisanie i doręczenie dokumentu, aż po późniejszą obsługę. Rozwiązanie sprawdza się zarówno przy standardowym zatrudnianiu pracowników i rozpoczynaniu współpracy ze zleceniobiorcami, jak i w sytuacjach, gdy trzeba przygotować kilka umów w krótkim czasie. Może być również przydatne w rekrutacji pracowników sezonowych lub organizowaniu zastępstw. Przygotowywane dokumenty mogą zostać uzupełnione częściowo automatycznie, na podstawie informacji z wcześniejszych dokumentów i danych pobranych z CEIDG. Ogranicza to konieczność wielokrotnego wpisywania tych samych informacji.

Aby przygotować dokument, należy najpierw zalogować się na www.Biznes.gov.pl, przejść do modułu eUmowy i wybrać odpowiedni kreator. Następnie pracodawca lub zleceniodawca wprowadza dane drugiej strony oraz uzgodnione warunki współpracy, na podstawie których system tworzy projekt dokumentu.

W przypadku umowy o pracę kreator prowadzi między innymi przez dane dotyczące wymiaru czasu pracy, daty rozpoczęcia zatrudnienia, wynagrodzenia, miejsca pracy, stanowiska i dodatkowych ustaleń. Dane przedsiębiorcy są automatycznie pobierane z CEIDG, dzięki czemu wystarczy sprawdzić, czy są aktualne.

System sprawdza wprowadzane informacje pod względem formalnym i logicznym. Może na przykład zablokować wpisanie wynagrodzenia poniżej obowiązującego minimum albo okresu wypowiedzenia, który nie pasuje do rodzaju umowy.

Gotowy projekt można podejrzeć, zapisać, pobrać w formacie PDF lub XML albo podpisać elektronicznie. Każdy dokument otrzymuje własny identyfikator, który ułatwia jego późniejsze odnalezienie.

Gotowy dokument można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Na tym jednak możliwości modułu eUmowy się nie kończą. System wspiera również przekazywanie dokumentów drugiej stronie i informuje użytkowników za pośrednictwem powiadomień e-mail o otrzymaniu dokumentu, zmianie danych lub kolejnych działaniach. Dokument uznaje się za doręczony po potwierdzeniu w systemie zapoznania się z jego treścią. Jeżeli użytkownik tego nie zrobi, doręczenie następuje po 14 dniach od wysłania wiadomości e-mail.

Wszystkie dokumenty pozostają dostępne w jednym miejscu, co ułatwia ich późniejszą obsługę. System umożliwia prowadzenie i przechowywanie zarówno dokumentacji pracowniczej, jak i tej dotyczącej umów zlecenia. Dokumenty można wyszukiwać i filtrować według rodzaju, statusu oraz strony umowy, a w razie potrzeby pobrać przez portale Biznes.gov.pl lub Praca.gov.pl.

Dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez okres wynikający z Kodeksu pracy. W przypadku umowy zlecenia jest to 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa została rozwiązana lub wygasła. Przedsiębiorca może więc korzystać z elektronicznego archiwum również po zakończeniu współpracy z pracownikiem lub zleceniobiorcą.

Korzystanie z modułu wiąże się jednak z określonymi zasadami dotyczącymi dalszej obsługi zawartych umów. Jeżeli umowa zostanie zawarta za pośrednictwem modułu eUmowy, jej późniejsze zmiany również trzeba realizować tą drogą. Dotyczy to między innymi aneksów, wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Obie strony otrzymują wcześniej informację o zasadach obsługi dokumentu, a zgody na prowadzenie umowy w systemie nie można później wycofać.

Dlatego przed rozpoczęciem korzystania z modułu eUmowy należy sprawdzić aktualność danych działalności w CEIDG oraz przygotować informacje potrzebne do ustalenia warunków współpracy. Pozwoli to sprawniej przejść przez proces tworzenia dokumentu i wykorzystać możliwości systemu od momentu przygotowania umowy aż po jej późniejszą obsługę.

Artykuł został przygotowany w ramach projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich w ramach Programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy.