Jak skutecznie zarządzać swoim czasem i unikać rozproszenia uwagi

Zarządzanie czasem to - najprościej mówiąc - systematyczne wykonywanie zaplanowanych zadań, mających na celu zrealizowanie wyznaczonego wcześniej planu. Istnieje wiele metod zarządzania czasem, jednak trudno wskazać jedną, najbardziej skuteczną.

Znalezienie tej najbardziej efektywnej powinno poprzedzać przetestowanie wszystkich metod samodzielnie, a następnie wprowadzenie w życie tej, która najbardziej pasuje do naszego stylu życia i sprawdzi się w realizowanych zadaniach.

Przede wszystkim jednak należy podkreślić, że zarządzanie czasem we właściwy sposób stanowi prawdziwy klucz do sukcesu.

Czytaj także: Jak zminimalizować wpływ stresu na swoje życie i zdrowie

Zarządzanie czasem pracy w sposób konsekwentny, a także przemyślana organizacja ma wiele plusów. Nie tylko znacznie podnosi wydajność i efektywność pracy (w danym czasie można zrealizować większą ilość zadań), ale również przyspiesza wykonanie wszystkich zaplanowanych obowiązków. Dzięki temu pracownik może osiągnąć tzw. work-life balance, czyli złapać równowagę pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym.

Tak naprawdę, nie patrząc na motywacje i powody, które skłaniają nas do poznania skutecznych i jakościowych technik zarządzania czasem, warto bliżej przyjrzeć się proponowanym przez ekspertów metodom.

Czytaj także: Jak stosować kwasy? Kiedy aplikować?

Temat zarządzania czasem zawsze budził duże zainteresowanie wśród pracowników niemal wszystkich branży. Po epidemii korona wirusa i długoterminowego lockdownu, który spowodował zmianę podejścia do pracy zdalnej w wielu firmach, umiejętne zarządzanie czasem stało się jeszcze bardziej pożądane. Wobec wyrażanych przez pracowników i ich pracodawców potrzeb pojawiło się wiele szkoleń poświęconych tej tematyce. Obecnie można odbyć różnorodne szkolenia z zarządzania swoim czasem, a także sobą - jednodniowe oraz dwudniowe,szkolenia mogą być stacjonarne lub niestacjonarne. Są szkolenia grupowe, a także indywidualne. Ceny takich szkoleń zaczynają się od 600-800 zł, a kończą nawet na 1800-2000 zł.

Czytaj także: PIT - jak go rozliczyć?

Zasada 60:40

Zasada 60:40 polega na tym, by planując dzień pracy i ilość zadań do wykonania nie planować go co do minuty. Harmonogram pracy powinien być tak ułożony, by pozostało w nim miejsce na bufor zapasowy. Dzięki temu, gdy podczas pracy wydarzą się jakieś niespodziewane sytuacje, dodatkowe czynności czy nagłe spotkania, nie wpadniemy w popłoch. Dobrym rozwiązaniem zatem jest wydzielenie w grafiku czasu na takie spontaniczne czynności.

Efekt piły

Innym mechanizmem, mocno wpływającym na zarządzanie czasem, jest efekt piły. Polega on na tym, że gdy odrywamy się od wykonywania danej czynności zanim ją skończymy, to mocno obniżamy swoją efektywność. Chodzi o to, że po rozproszeniu uwagi i przerwaniu wykonywanej czynności, a następnie po ponownym jej rozpoczęciu nasz umysł musi mieć więcej czasu, by się w nią wdrożyć. W konsekwencji oznacza to, że im częściej przerywamy pracę, tym dłużej ją realizujemy. Dobrym przykładem rozpraszacza są powiadomienia z FB, które skłaniają niektórych do sprawdzenia, czego dotyczy powiadomienie.

Metoda SMART

Zgodnie z koncepcją SMART, najpierw powinniśmy wyznaczyć cele, które planujemy zrealizować. Dzięki temu łatwiej będzie sporządzić listę zadań, których zrobienie zapewni wykonanie celu. Definiowanie zadań znacznie zwiększa możliwość ich realizacji. W koncepcji SMART cel powinien być:

Specific – konkretny;

Measurable – mierzalny, możliwy do zmierzenia

Ambitious – osiągalny, ambitny

Realistic – realny, możliwy do wykonania

Timed – terminowy, określony w czasie

Czytaj także: Jakie mieszkanie kupić?

Zasady zarządzania czasem pracy opierają się o kilka podstawowych reguł:

• pozbądź się rozpraszaczy

• ustalaj priorytetowe czynności,

• zaplanuj wykonywanie zadań wykorzystując skuteczne metody,

• szereguj zadania,

• korzystaj z pomocnych narzędzi,

• zorganizuj sobie odpowiednie miejsce do pracy,

• zaplanuj przerwy podczas pracy,

• pamiętaj o samodyscyplinie.

Czytaj także: Jak oszczędzać pieniądze?