Podpis kwalifikowany – czym jest i jak go uzyskać?

Na pewno znasz sytuację, która wymagała od ciebie pójścia do urzędu i podpisania ważnych dokumentów. Takie wizyty nie należą jednak do najprzyjemniejszych. Wysyłanie ważnych oświadczeń pocztą również ma swoje minusy. Mając podpis kwalifikowany, możesz podpisywać dokumenty z domu z pozycji swojego komputera. Podpis kwalifikowany to rodzaj podpisu elektronicznego, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Oznacza to, że można nim podpisywać nawet te oświadczenia, które wymagają formy pisemnej. 

Czytaj też: Jak zalogować się na profil zaufany?

Jak to działa? Podpis elektroniczny jest poświadczony specjalny certyfikatem, dzięki któremu możliwa jest weryfikacja osoby składającej podpis. Urzędnicy oraz strony mają wówczas pewność, że podpis został złożony przez odpowiednią osobę. Podpis kwalifikowany może używać wyłącznie osoba, do której podpis i certyfikat zostały przyporządkowane.

W skład zestawu składającego się na podpis kwalifikowany wchodzą najczęściej trzy elementy. Specjalna karta kryptograficzna, na której zapisany jest twój certyfikat kwalifikowany. Czytnik kart, który podłączasz do swojego komputera. Oprogramowanie, które musisz zainstalować. Programu używa się do podpisywania dokumentów. 

Czytaj też: Kiedy nie trzeba rozliczać PIT?

Podpis kwalifikowany możesz zakupić u jednego z certyfikowanych dostawców. Jak ich znaleźć? Sprawdź listę dostępną na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Przykładowe podpisy to: Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign, PEM-HEART 3.9 czy SecureDoc 2 firmy EuroCert. 

Czytaj też: Oświadczenie majątkowe. Co to jest? Kto je składa?

Jaka jest cena podpisu kwalifikowanego? To zależy od dostawcy, a także opcji, rodzaju czy długości trwania umowy, jaką wybierzesz. Subskrypcja kosztuje zazwyczaj ok. 300 zł brutto. Do ceny certyfikatu zostanie doliczona weryfikacja tożsamości. Może to wymagać od ciebie stawienia się osobiście w centrum certyfikacji z dokumentem tożsamości, tak aby dostawca mógł potwierdzić tożsamość kupującego.

E-podpis, opatrzony certyfikatem kwalifikowanym, to usługa, która jest przydatna szczególnie przedsiębiorcom. Upraszcza komunikację między nim a administracją publiczną, instytucjami państwowymi, ZUS-em itp. Z pomocą podpisu możesz załatwić takie sprawy, jak: 

• podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik,
• uwierzytelnianie na stronie profilu Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS),
• składanie deklaracji podatkowych do Urzędów Skarbowych,
• składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS,
• rejestracja i identyfikacja wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów,
• zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych,
• zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych,
• przesyłanie faktur elektronicznych drogą online, 
• potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej.

W celu podpisania dokumentu elektronicznego podpisem kwalifikowanym musisz użyć specjalnego oprogramowania, który był dołączony do zestawu z twoim podpisem kwalifikowanym. Na początku należy zainstalować otrzymane oprogramowanie na komputerze. Włóż kartę do czytnika kart oraz uruchom oprogramowanie. Wybierz odpowiednie opcje, preferowany format podpisu i podpisz dokument. 

Wypełniając dokument na stronach urzędowych, np. biznes.gov.pl, musisz najpierw wypełnić danymi wszystkie niezbędne pola. Następnie pojawią się trzy możliwości podpisania dokumentu: Profilem Zaufanym, bankowością elektroniczną oraz podpisem kwalifikowanym. Wybierz ostatnią opcję. 

Pamiętaj jednak, aby po podpisaniu dokumentu podpisem kwalifikowanym nie otwierać pliku ponownie, aby jeszcze coś poprawić albo sprawdzić. Może to spowodować błędy techniczne, które utrudnią odczytanie dokumentu. Warto także pamiętać, że zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla celów firmowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.